4. November 2021 Kinga Bartczak

Hören Sie auf den Pudding an die Wand zu nageln – Wie Digital Leadership wirklich funktionieren kann

Jahrelang kannte die Führungsebene ausschließlich das magische Wort „Präsenzpflicht“. Neue Konzepte hinsichtlich Digital Leadership wirkten gewagt, unkontrollierbar, unvorstellbar.

Dann kam Covid-19 und leitete eine fast schon überfällige Revolution innerhalb der Arbeitswelt ein:

  • Remote-Arbeit und Home Office, wohin das Auge blickt
  • Eine unermessliche Nachfrage nach neuem technischen und digitalen Know-how
  • Digitale Leadership-Skills, die erlernt, umgesetzt und optimiert werden müssen

Was entstand, war eine neue Art der Zusammenarbeit und diese brachte Freiheit auf der einen und neues (unerwartetes) Konfliktpotenzial auf der anderen Seite mit sich.

Plötzlich mussten Führungskräfte lernen, zwischen Management und Führung zu unterscheiden. Sie entdeckten, dass Anwesenheitszeiten zu Gunsten von Vertrauensarbeitszeit weichen mussten. Sie spürten, dass es nach all den erfolgreichen Jahren an einer Unternehmensvision mangelte. Und sie realisierten, dass die Mitarbeitermotivation mit Standard-Floskeln so leicht umzusetzen war, als würde man versuchen einen Pudding an die Wand zu nageln.

Was bleibt, ist Frust auf beiden Seiten und das Gefühl, einer Situation nicht entkommen zu können bzw. gewachsen zu sein.

Dies führt nicht nur zu Rollenkonflikten, es beschleunigt zudem psychosomatische Störungen und fördert das Risiko von Schlafproblemen, Herz-Kreislauf-Erkrankungen und Konzentrationsschwächen bis hin zum Burnout.

Doch wie wirkt man diesen Belastungen entgegen, vor allem wenn die Rückkehr ins Büro oder eine neue konzeptionelle Anwesenheitslösung anstehen?

Eine Policy für alle bedeutet Freiheit für den/die Einzelne/n

Der erste Schritt ist eine klare Policy. Wer nicht weiß, in welchen Grenzen er sich bewegen soll, wird sich auch keine eigenen Grenzen setzen. Hierzu gehören beispielsweise altruistisch motivierte Mitarbeitende, die einem inneren Pflichtgefühl folgen oder Frauen und Männer, die ihre Karrieremöglichkeiten gefährdet sehen, wenn sie nicht eine stetige Präsenz anzeigen und „mehr“ tun, als ihre Kollegen/Kolleginnen.

Ein klarer Verhaltenskodex enthält die wichtigsten Zielvorgaben, bietet durch klar formulierte Verhaltensregeln (Dresscode im Home Office, Umgang mit Störfaktoren, Kernarbeitszeit, Kommunikations-Knigge, etc.) Orientierung und führt hierdurch zu mehr Planbarkeit und Sicherheit.

Betrachten Sie die Policy als „Agiles Paper“. Dies bedeutet, dass neue Situationen und auch Vorschläge, Anpassungen mit sich bringen. Sie können nicht von vornherein jede Situation mit all ihren Herausforderungen durchplanen. Bleiben Sie offen für Änderungen und lassen Sie sich hier auch bewusst von Ihrem Team helfen, sodass die Anpassungen auch praxistauglich sind. Das Top-Down-Prinzip ist hier fehl am Platz, besonders wenn die Regelungen nicht vorgelebt und regelmäßig auf ihre Wirksamkeit überprüft werden.

Gehen Sie gezielt gegen die Entgrenzung vor

Ich habe Ihnen zu Beginn anhand des Beispiels mit dem Pudding erläutert, dass die Motivation von Mitarbeitenden eine strategische Herausforderung darstellt.

Finden Sie über aktives Zuhören sowie Mitarbeiterbefragungen heraus, wie ihr Team mit der aktuellen Arbeitssituation umgeht und was es augenblicklich braucht. Die Aufgabe klingt recht simpel, verrät Ihnen jedoch, ob im Rahmen der Arbeitszeit eine Integration oder eine Segmentierung der neuen Gegebenheiten stattfindet.

Während erstere bedeutet, dass Mitarbeitende den beruflichen Bereich zielgerichtet in ihren  privaten Lebensraum integrieren und einen effizienten Umgang gefunden haben, beides miteinander zu kombinieren, sind bei letzterer Gruppe andere Maßnahmen erforderlich. Menschen, denen die Segmentierung (Abgrenzung) beider Lebensbereiche (Beruf vs. Privatleben) wichtig ist, werden im Rahmen reiner Remote-Arbeit schnell an ihre Grenzen kommen.

Diese Teammitglieder gilt es entweder tageweise zurück ins Büro einzuladen oder alternativ durch die oben erwähnte Policy eine Möglichkeit der Grenzziehung zu schaffen. Zusätzliche Corona-Urlaubstage haben sich mittlerweile in zahlreichen Unternehmen bewährt.

Business Coaching – Sparringpartner*innen auf Augenhöhe

Business-Coaching-TitelbildSollten Sie nicht wissen, wie man eine gute Unternehmenspolicy aufsetzt und integriert, haben Sie zunächst die Möglichkeit, sich die gesetzlichen Vorgaben genauer anzusehen und zielgerichtet umzusetzen (Arbeitszeitengesetz, Arbeitsstättenverordnung, Arbeitsschutzgesetz, etc.). Weiterhin hilft in solchen Augenblicken stets die Unterstützung durch externe Spezialisten/Spezialistinnen, welche im Rahmen der Organisationtsentwicklungsanalyse einem ganzheitlichen Ansatz verfolgen und Sie dadurch nicht nur strukturell, sondern auch individuell und nachhaltig bei der Ausarbeitung, Umsetzung und der praktischen Anwendung unterstützen. Versuchen Sie nicht in Eigenregie ein Paper zu erstellen und es Ihren Mitarbeitenden vor die Nase zu halten. Vertrauen Sie in einem solchen Prozess auf Profis, die durch Erfahrung, Methodenkompetenz und dem Einblick in andere Unternehmen brillieren. Diese können als „externe Unbeteiligte“ einen Veränderungsprozess mitgestalten, der auch langfristige positive Effekte tragen wird.

Zur Vorbereitung auf einen gemeinsamen Change Management Prozess können Sie folgende Punkte bereits als Bestandteile für Ihre Policy integrieren, um so den ersten Baustein zu legen:

1. Gegenseitige Hilfe

Viele Herausforderungen werden von einzelnen Mitarbeitenden nie mit den Kollegen/Kolleginnen geteilt. Man macht es eben mit sich selbst aus. Das Wissensmanagement und der kreative Austausch bleibt somit auf der Strecke. Dabei möchten viele Menschen einander helfen und sehen es als ihren klaren Mehrwert an. Integrieren Sie daher beim nächsten Personalgespräch das Ziel: Unterstütze einen deiner Kollegen/Kolleginnen bei seinen/ihren Aufgaben oder bilden Sie Tandems, die sich regelmäßig miteinander austauschen und aktiv bei Kundenprojekten oder internen Prozessen unterstützen sollen. Sie werden sehen, dass diese Form der gegenseitigen Hilfe eine neue Form der Kommunikation und Kollaboration begünstigt.

2. Routine 

Nicht nur Kindern, auch Erwachsenen helfen Routinen. Gibt es auch in Ihrem Unternehmen Routinen, gemeinsame Events oder Unternehmungen, welche einen Rahmen im Arbeitsalltag schaffen? Ein Beispiel könnten Monday-Wake-Up-Meetings oder klassische Dailys sein. Hierbei geht es nicht um Produktivität oder um Effizienz , sondern um Teamwork und Kommunikation. Neben dem klassischen Austausch: “Was liegt die Woche an”, können ebenso Themen vorgegeben werden und auch etwas gewagt sein, beispielsweise: Welches Gericht werdet ihr in dieser Woche kochen? Gibt es ein Hobby, welches ihr schon immer ausprobieren wolltet. Fördern Sie diese Art des Austausches, denn hierbei handelt es sich um „Business-Quality-Time“ und diese steigert das Wohlbefinden, die Resilienz und die Kreativität. Vielleicht bringt die ein oder andere Erzählung ja auch neue Ideen mit sich, auf die man im allgemeinen Business-Kontext nicht gekommen wäre?

3. Erreichbarkeit 

Eine Regelung, die unbedingt Bestandteil der Policy sein sollte. Wenn jede/r weiß, wann er/sie erreichbar sein sollte oder ein Kunde/eine Kundin zurückgerufen wird, dann fällt es den Teammitgliedern auch leichter, Grenzziehungen (Mittagspause/Feierabend, etc.) zu vollziehen. Vermeiden Sie hierbei zur Kontrollinstanz zu avancieren! Es geht nicht darum, dass Ihre Mitarbeitenden auf Abruf bereitstehen müssen. Auch hier gibt es unvorhergesehene Situationen, diese gehören zum Arbeits- und Lebensalltag dazu und sollten nicht dauernd ermahnt werden.

4. Pausen

Pausen sollten klar kommuniziert und vor allem von Seiten der Führungsebene aktiv vorgelebt werden. Keine Überziehung, um den einen Punkt noch zu Ende zu besprechen oder das Auslassen einer kurzen Pause, um eine Deadline nicht zu gefährden. Respektieren Sie die Konzentrationsgrenzen ihrer Mitarbeitenden und diese werden frisch und erholt den letzten Punkt NACH der Pause mit Ihnen besprechen, anstatt schnell zum Ende kommen zu wollen. Pausen zu implementieren und durchzusetzen, ist eine Form des gegenseitigen Respekts und zwar von beiden Seiten.

5. Kommunikation und Verbundenheit

Chats, Mails und auch Videokonferenz-Meetings können zu Missverständnissen führen. Stellen Sie auch hier klare Regeln auf. Das Einschalten der Kamera oder die Rückbeziehung auf ein Telefongespräch, wenn sich innerhalb von zwei Mails nicht geeinigt werden konnte, können praktikable Lösungsansätze sein. In Zeiten, in  denen der persönliche Kontakt eingeschränkt ist, sollte dieser durch so viel Nähe wie möglich aufrechterhalten werden. 

Bitte berücksichtigen Sie allerdings, dass es verschiedene Kommunikationstypen gibt. Während die einen stetigen Austausch suchen, verstehen die anderen nicht den Sinn hinter einem persönlichen Anruf, wenn sie das Anliegen doch viel besser (und ihrer Ansicht nach schneller und effektiver) via Mail lösen können. Respektieren Sie die Chancen und Grenzen der vielfältigen Kommunikationsmöglichkeiten und achten Sie auf eine Balance innerhalb Ihrer Organisation. Bemerken Sie, Führungskräfte oder Kollegen Einsamkeit (bei hohem Kommunikationsbedarf) oder Überlastung/Gereiztheit (bei niedrigem Kommunikationsbedarf), suchen Sie das Gespräch. Grundsätzlich sind die Unternehmen in der jetzigen Krise besser aufgestellt, die kommunikativer und transparenter agieren. Auch hier kann Sie ein guter Business Coach zielgerichtet bei der Identifikation der unterschiedlichen Kommunikationspräferenzen unterstützen.

6. Grenzen

Auch wenn die räumliche Grenze verschoben scheint, so sollte jede Führungskraft auf Kommunikations- und Arbeitsgrenzen achten. Dies bedeutet: Keine tägliche Umverteilung der Arbeitsaufgaben, keine Mails nach Feierabend und schon gar kein unangekündigter Anruf des/der Vorgesetzten! Hierbei handelt es sich um Stressoren, welche die Verbundenheit zu Unternehmen schwächen und hohen Frust bei Ihren Mitarbeitenden auslösen. Konzentrieren Sie sich eher auf die positiven Ergebnisse und heben Sie diese hervor, verschieben Sie Besprechungen, wenn Sie bereits deutlich über dem Zeitplan sind und schaffen Sie hierdurch Raum für Kreativität und neue Ideen. Diese erreicht man eben nicht, indem man das Team täglich mit neuen To-Dos überlädt und damit jegliche Motivation im Keim erstickt.

7. Spaß

Dieser Punkt ist der wichtigste innerhalb dieser Liste. Gemeinsame Spieleabende oder spielerische Workshopformate machen nicht nur Spaß, sie fördern vor allem die Zugehörigkeit und den Zusammenhalt des Teams. Jeden Tag müssen Aufgaben und einzelne Jobs erledigt werden, Todos werden aufgestellt, User Storys formuliert und Sprints geplant. Der Spaß kommt hierbei in vielen Unternehmen eindeutig zu kurz. Läuten Sie an einem Tag in der Woche den Feierabend früher ein und lassen Sie Ihr Team miteinander spielen. Alternativ können ganze Workshops für diese Form des Teambuildings und kreativen Input genutzt werden. Haben Sie beispielsweise schon mal etwas von Minecraft, Gartic Phone oder Pen&Paper4Business gehört? 

Wichtig: Vergessen Sie nicht, an diesen Events auch aktiv teilzunehmen.

Denken Sie daran: Perfektionismus ist ein Zeitdieb und dadurch in keinster Weise erstrebenswert. Letztlich bleibt jeder Entschluss ein Wagnis und hat hierdurch einen offenen Ausgang.

Gehen Sie also mutig voran, probieren Sie die oben genannten Punkte aus, wagen Sie etwas und wenn Sie hierzu strategische und wertschöpfende Unterstützung benötigen, konsultieren Sie ein Team, welches sich darauf versteht, UnternehmerIn und RebellIn in einem zu sein.

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Kinga Bartczak

CEO, Human Resources-Expertin und Business Coach

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