Bei der Arbeit mit größeren Gruppen ist es die Open Space Methode, die unser Favorit und somit den Dauerbrenner bei verschiedenen Veranstaltungen darstellt. Dabei gibt es durchaus modernere Großgruppenmethoden, als das 1985 von Harrison Owen ins Leben gerufene Format. Wir alle kennen hervorragende Barcamps oder das sehr niedrigschwellige World Café. Die Open Space Methode überzeugt jedoch regelmäßig durch die mögliche Gruppengröße und dem hohen Maß an Akzeptanz der gemeinsam erarbeiteten Lösungen sowie Maßnahmen.
Was ist die Open Space Methode?
Die Open Space Methode ist eine strukturierte Herangehensweise für die Zusammenarbeit und Problemlösung in größeren Gruppen. Im Kern geht es darum, eine offene, kreative und produktive Arbeitsumgebung zu schaffen, in der die Teilnehmenden selbstbestimmt Themen diskutieren und bearbeiten können.
Die vier unveränderlichen Prinzipien der Open Space Methode
1. Die Teilnehmenden sind stets die richtigen
Jede Person hat das Recht, teilzunehmen, unabhängig von Geschlecht, Rolle, Unternehmenszugehörigkeit oder sozialen Status. Auch die Anzahl der Teilnehmenden ist irrelevant. Wichtig ist nur, dass die Personen kommen, für die das Thema oder die Fragestellung eine Rolle spielt.
2. Die Inhalte sind immer genau die richtigen
Jeder Beitrag, jede Diskussion und jede Idee ist willkommen und wird wertgeschätzt. Dies lädt dazu ein, sich von Erwartungen frei zu machen und neuen Erkenntnissen und Ereignissen offen gegenüberzustehen.
3. Es geht los, wenn die Zeit reif ist
Kreativität und innovative Ideen lassen sich nicht auf Knopfdruck abrufen. Der richtige Moment ist dann gekommen, wenn die Inspiration da ist. Darum gilt, dass mit einer Session auch später gestartet werden kann, wenn es weitere Impulse oder Erklärungen braucht.
4. Vorbei ist vorbei
Wenn alle Themen und Ideen besprochen und dokumentiert sind, ist die Zeit um und die Open Space Sessions sind zu Ende. Sollte etwas unausgesprochen sein, geht es losgelöst vom Zeitplan weiter.
Das Gesetz der zwei Füße als zusätzliche Regel
Das Gesetz der zwei Füße ist das Gesetz der selbstgesteuerten Freiheit und Selbstverantwortung. Innerhalb der Open Space Methode besagt es, dass jede Person stets am richtigen Ort oder in derjenigen Arbeitsgruppe sein sollte, in der sie einen Beitrag leisten und etwas lernen kann.
Für wen eignet sich Open Space als Methode?
Ob die Methode des Open Space zu einem Vorhaben oder einem Projekt passt, hängt maßgeblich von den Anforderungen ab. Bei komplexen Fragestellungen, die bisher unbeantwortet geblieben sind und sehr unterschiedliche Menschen involviert sind, können Open Spaces einen offenen und produktiven Austausch fördern.
Ein Beispiel aus unserer unternehmerischen Praxis: Ein großes Versicherungshaus möchte sein Employer Branding verbessern und gezielt an seiner Unternehmenskultur arbeiten, um neue Bewerberinnen und Bewerber anzusprechen. Sämtliche Möglichkeiten für mehr Diversität, flexiblere Arbeitsbedingungen sowie kulturelle Vielfalt sollen ausgereizt werden. Bei der Ideenfindung möchte man verschiedene Teams, Führungskräfte und auch externe Expertinnen /Experten mit einbeziehen. Das Zeitfenster ist mit wenigen Wochen relativ schmal. Da das Ergebnis offen war, bot sich die Open Space-Methode an. Ist das Ergebnis jedoch fest vorgegeben und es geht um die Frage, wie dieses erreicht werden kann, ist Open Space nicht geeignet.
Der Ablauf der Open Space Methode
Im Zentrum der Open Space Methode steht das sogenannte „Open Space“ – eine physische oder virtuelle Arbeitsumgebung, in der sich die Teilnehmer frei bewegen und in Gruppen zusammenarbeiten können. Der Ablauf ist einfach und lässt sich in folgenden Schritten beschreiben:
- Vorbereitung: Ein Moderator/eine Moderatorin oder ein Facilitator/eine Facilitatorin definiert das Thema und lädt die Teilnehmenden ein. Die Einladung sollte möglichst offen formuliert sein, um eine breite Beteiligung zu ermöglichen.
- Eröffnung: Zu Beginn der Veranstaltung werden durch den Moderator/die Moderatorin das Thema und die Regeln des Open Space geklärt. Hierbei wird auch die gemeinsame Agenda festgelegt. Die Agenda besteht hierbei aus den Themen, die von den Teilnehmenden selbst eingebracht und diskutiert werden.
- Sessions: In mehreren Sessions werden die Themen bearbeitet. Die Teilnehmer können selbst entscheiden, an welcher Session sie teilnehmen möchten. Es ist auch möglich, eigene Themen einzubringen oder Sessions selbst zu moderieren.
- Abschluss: Am Ende der Veranstaltung kommen alle Teilnehmenden zusammen, um Ergebnisse und Erkenntnisse zu präsentieren. Hierbei werden auch die nächsten Schritte und Handlungsempfehlungen festgelegt.
Bei der Durchführung der Open Space Methode mit unseren Kundinnen und Kunden sind ein Kick-off-Meeting zur Auftragsbesprechung sowie ein Review-Termin für die Evaluation nach dem Open Space feste Bestandteile der Zusammenarbeit.
Die Vorteile der Open Space Methode
Die Open Space Methode hat eine Reihe von Vorteilen gegenüber anderen Herangehensweisen, wie klassischen Diskussionsrunden oder Brainstormings. Einige der wichtigsten sind:
- Hohe Beteiligung: Die Methode ermöglicht es allen Teilnehmenden, aktiv an der Diskussion und Problemlösung teilzunehmen. Dadurch wird die Motivation und das Engagement der gesamten Gruppe gestärkt.
- Flexibilität: Die Teilnehmenden können jederzeit selbst entscheiden, an welchen Sessions sie teilnehmen möchten. Dadurch entsteht eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an individuelle Bedürfnisse und Interessen.
- Kreativität: Die offene Arbeitsumgebung und die freie Wahl der Themen und Sessions fördern die Kreativität und ermöglichen neue, innovative Lösungsansätze.
- Effizienz: Durch die selbstbestimmte Arbeitsweise und die Fokussierung auf konkrete Themen und Probleme kann die Methode effizient und zeitnah Ergebnisse liefern.
- Nachhaltigkeit: Die Ergebnisse und Erkenntnisse werden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern selbst erarbeitet und sind somit von hoher Relevanz und Akzeptanz. Dies kann zu langfristigen Veränderungen in der Arbeitsweise und den Prozessen führen.
Weitere Anwendungsgebiete der Open Space Methode
Die Open Space Methode kann in verschiedenen Kontexten und Anwendungsgebieten eingesetzt werden. Einige Beispiele sind:
- Strategieentwicklung: Die Methode eignet sich besonders gut für die Entwicklung von Strategien und Visionen. Die Teilnehmenden können selbstbestimmt Ideen entwickeln und diskutieren, um gemeinsam eine umfassende (Unternehmens-)Strategie zu erarbeiten.
- Innovation: Die Open Space Methode kann auch zur Förderung von Innovationen genutzt werden. Durch die offene Arbeitsumgebung und die freie Wahl der Themen können neue, innovative Ansätze entwickelt werden.
- Konfliktlösung: Innerhalb der Open Space Sessions können ebenso Konflikte in Gruppen oder Teams gelöst werden. Die Teilnehmenden können ihre Sichtweisen und Bedenken offen diskutieren und gemeinsam Lösungen erarbeiten.
- Change Management: In Veränderungsprozessen kann die Open Space Methode dazu beitragen, die Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erhöhen und somit die Akzeptanz und Umsetzung von Veränderungen zu verbessern.
Fazit
Wann immer Sie oder Ihr Team einer offenen Frage gegenüberstehen und Sie bei der Lösung dessen eine Großzahl an Menschen mit einbeziehen möchten, ist die Open Space Methode der passende Ansatz.
Sollten Sie mehr über Open Space oder weitere Konferenzformate erfahren wollen, dann kontaktieren Sie uns gerne.